VocalPhone 10

Le parcours en un coup d’œil

1. Configurer un site
2. Choisir le site actif
3. Créer et enregistrer la dictée
4. Vérifier les informations et le workflow
5. Envoyer ou interrompre la dictée
6. Suivre son état dans les listes

Vocabulaire utilisé dans l’application

Avant de commencer

• Disposer des informations de rattachement remises par l’administrateur ou l’assistance : QR code ou fichier .vpconf.
• Autoriser l’accès au microphone pour enregistrer.
• Autoriser l’accès à la caméra uniquement si vous souhaitez scanner un QR code ou un code-barres.
• Autoriser les notifications pour être averti d’un éventuel échec d’envoi.
• Vérifier que l’appareil dispose d’une connexion réseau avant de configurer un site ou d’envoyer une dictée.
• Ne jamais partager un QR code, un fichier .vpconf ou une dictée hors des canaux autorisés.

Ouvrir et utiliser le menu

1. Ouvrez le volet latéral à l’aide du bouton de menu de la barre supérieure ou d’un balayage depuis le bord gauche.
2. Touchez Dictées pour revenir aux listes de dictées.
3. Touchez Sites et workflow pour ajouter ou modifier un site.
4. Touchez Paramètres pour choisir le format audio, la durée de conservation et accéder aux outils de diagnostic.
5. Dans la zone Site actif, touchez le site à utiliser. Le cercle coché indique le site sélectionné.

Changer le thème

1. Ouvrez le menu latéral.
2. Touchez l’icône lune ou soleil située en bas à droite.
3. Vérifiez que l’interface passe immédiatement en thème sombre ou clair. Le choix est mémorisé.

Consulter la version et l’aide

La version et le canal de diffusion apparaissent en bas du menu. Touchez l’icône d’information en bas à gauche pour ouvrir À propos ; cette page propose aussi les liens vers le site VocalSoft et vers la documentation.

Ajouter un site avec un QR code

1. Ouvrez le menu, puis Sites et workflow.
2. Touchez le bouton +.
3. Dans Nouveau site, modifiez si nécessaire le nom proposé.
4. Touchez Scannez votre QR code.
5. Accordez l’accès à la caméra si l’appareil le demande.
6. Cadrez le QR code remis par votre organisation. La connexion et la récupération des choix de workflow démarrent automatiquement.
7. Dans Configuration du Workflow, vérifiez le destinataire, le type de dictée et le dictionnaire spécialisé.
8. Touchez Sauvegarder. Le nouveau site devient le site actif.

Ajouter un site avec un fichier .vpconf

1. Ouvrez Sites et workflow, puis touchez +.
2. Touchez Importer la configuration (.vpconf).
3. Dans le sélecteur de fichiers, choisissez le fichier fourni par votre organisation.
4. Patientez pendant la connexion et la récupération de la configuration.
5. Vérifiez le workflow proposé, puis touchez Sauvegarder.

Saisie manuelle des informations

Définir les valeurs de workflow par défaut

Modifier, actualiser ou supprimer un site

1. Dans Sites et workflow, touchez la carte du site.
2. Modifiez son nom si ce champ est disponible.
3. Touchez Rafraîchir pour récupérer une configuration actualisée et revoir le workflow.
4. Touchez Sauvegarder pour conserver les changements.
5. Pour retirer le site, touchez la corbeille dans la barre supérieure, puis confirmez avec Oui.

Choisir le site actif

1. Ouvrez le menu latéral.
2. Repérez la section Site actif.
3. Touchez le site voulu.
4. Vérifiez que son cercle devient coché, puis revenez à Dictées. Les nouvelles dictées seront créées pour ce site.

Créer une nouvelle dictée

1. Ouvrez Dictées et restez sur Boîte d’envoi.
2. Touchez le bouton +.
3. Saisissez l’Identifiant ou touchez l’icône code-barres pour le scanner.
4. Vérifiez ou modifiez le Titre.
5. Contrôlez le nom du site affiché.
6. Touchez Créer la dictée.

Commandes de l’éditeur audio

Enregistrer dans de bonnes conditions

1. Placez-vous dans un environnement calme et tenez l’appareil à distance régulière.
2. Touchez le microphone et vérifiez que le vu-mètre réagit.
3. Dictez distinctement sans couvrir le microphone de l’appareil.
4. Touchez Stop pour interrompre l’enregistrement.
5. Utilisez le curseur et la lecture pour contrôler un passage.
6. Reprenez l’enregistrement si nécessaire.

Ajouter une instruction audio

1. Mettez la dictée en pause.
2. Touchez l’icône de bulle Instruction. L’interface adopte la couleur du mode instruction et affiche Mode instruction.
3. Touchez le microphone, enregistrez la consigne, puis arrêtez.
4. Touchez la bulle Dictée pour revenir à l’audio principal.

Vérifier les informations

• Identifiant correct, saisi ou scanné
• Titre explicite
• Option Dictée prioritaire activée uniquement si nécessaire
• Auteur correct
• Destinataire (correcteur) correct
• Type de dictée adapté
• Dictionnaire spécialisé adapté
• Site affiché conforme au contexte de travail
• Présence d’un enregistrement principal

Choisir la bonne action

Suivre l’envoi

• Après Envoyer la dictée, la dictée apparaît dans Boîte d’envoi pendant sa préparation et sa transmission.
• Une icône d’archive signale une dictée en attente de préparation
• une flèche vers le haut et un indicateur animé signalent un envoi en cours.
• Lorsque l’envoi aboutit, la dictée passe dans Dictées envoyées. En cas d’échec, une notification peut afficher le motif : conservez la dictée et réessayez après avoir rétabli le réseau ou corrigé la configuration.

Boîte d’envoi

• Touchez une dictée brouillon pour reprendre son enregistrement ou modifier ses informations.
• Si vous touchez une dictée en attente ou en cours d’envoi, VocalPhone propose d’annuler l’envoi et de la repasser en brouillon.
• La couleur de l’icône de fichier distingue visuellement une priorité normale d’une priorité haute.
• Chaque carte affiche l’identifiant, le titre, l’auteur et le destinataire, le site, la date ainsi que les durées DIC et INS.

Dictées envoyées

• Touchez l’onglet Dictées envoyées ou balayez la page vers la gauche.
• Touchez une dictée envoyée pour créer une copie réutilisable. La copie est ouverte dans l’éditeur et son titre comporte la mention Copie.
• Utilisez cette fonction pour repartir d’un contenu existant sans modifier l’original envoyé.

Sélectionner, partager ou supprimer plusieurs dictées

1. Ouvrez les options en haut à droite, puis touchez Mode sélection.
2. Cochez les dictées voulues ou utilisez Tout sélectionner.
3. Rouvrez les options, puis choisissez Partager la sélection ou Supprimer la sélection.
4. Pour quitter sans action, choisissez Annuler la sélection.

Choisir le format d’enregistrement

Définir la durée de conservation

1. Dans Paramètres, repérez Délai avant purge (jours).
2. Saisissez une valeur comprise entre 1 et 365.
3. Quittez le champ. La valeur est corrigée automatiquement si elle dépasse les limites et elle est mémorisée.

Consulter ou partager les logs

• Voir les logs affiche les informations de diagnostic disponibles.
• Partager les logs ouvre la feuille de partage de l’appareil avec le fichier de diagnostic.
• Utilisez ces fonctions lorsque le support vous le demande.

Diagnostic rapide

Informations à transmettre au support

• Version affichée en bas du menu
• Modèle de l’appareil et version du système
• Nom du site concerné, sans communiquer de mot de passe
• Étapes précises permettant de reproduire le problème
• Texte exact du message affiché
• Moment approximatif de l’incident
• Logs applicatifs, uniquement si le support les demande

Règles essentielles

• Protégez l’appareil par un code, une empreinte ou une reconnaissance biométrique.
• Ne partagez jamais un mot de passe, un QR code de configuration ou un fichier .vpconf.
• Vérifiez le site actif et le destinataire avant chaque envoi.
• Évitez de dicter dans un lieu où des personnes non autorisées peuvent entendre.
• Réduisez le délai de purge si la politique de votre organisation l’exige.
• Ne partagez des dictées ou des logs qu’au moyen d’un canal approuvé.
• Signalez rapidement la perte ou le vol de l’appareil à votre organisation.